Coverbands, weddingbands en tribute-acts hebben vaak dezelfde rompslomp: een boekingsaanvraag die per mail binnenkomt, een agenda die los bijgehouden wordt in een appgroep, en geen idee of een datum al bezet is voordat je “ja” zegt. Provisual Gigs is een nieuw WordPress-theme + plugin, speciaal gebouwd voor gigging bands, die dat allemaal op één plek samenbrengt.
Wat Provisual Gigs doet
De kern is een agenda die automatisch meekijkt: staat er op de gewenste datum al iets gepland, dan krijgt de aanvrager daarvan een seintje voordat de aanvraag verstuurd wordt — handig als niemand wist dat die dag al bezet was, en geen probleem als de band toch vaker op een dag speelt. Geen aanvraag meer die stilletjes tussen wal en schip viel doordat hij ergens in een mailbox bleef liggen.
Daarnaast houdt elk bandlid zijn eigen beschikbaarheid bij (vrij, niet vrij, onder voorbehoud) per datum, zodat de bandleider in één oogopslag ziet wie er kan bij het inplannen van een optreden. Setlist, rider, dagplanning, catering, navigatie & parkeren en overige productie-info staan overzichtelijk bij elke gig, in plaats van in losse Word-bestanden en WhatsApp-berichten die steeds opnieuw rondgestuurd worden. Ieder bandlid vinkt bovendien zijn eigen gear-checklist per gig af, zodat niemand meer thuis de kabel of de juiste schoenen vergeet.
Boekt je band via ArtWin Live? Dan hoef je niet twee agenda’s bij te houden: Provisual Gigs synchroniseert de boekingen automatisch vanuit ArtWin, elk uur opnieuw — inclusief een knop om het ook handmatig meteen te doen.
En als het moment daar is: met één klik op “Mail bandleden” krijgt iedereen — van bandleider tot ingehuurde geluidsman — een overzichtelijke mail én PDF met alle info voor die gig: tijden, locatie, dagplanning, travelparty, catering en setlist. Verandert er nadien iets aan datum, tijd, locatie of status, dan gaat er automatisch een meldingsmail uit — niemand hoeft daar zelf nog achteraan te appen.
Ook het laatste zetje — de aanvraag omzetten in een echte, bindende afspraak — hoeft niet meer los in Word of via een mailwisseling: met één klik stuurt Provisual Gigs de opdrachtgever een boekingsbevestiging met een PDF-contract én een duidelijke “Akkoord”-knop. Pas na een bewuste, expliciete bevestiging (nooit per ongeluk doordat een mailscanner de link opent) springt de status om naar “Bevestigd” en hoort de band het automatisch. Welke gegevens er precies in dat contract staan — van het type evenement tot hospitality-afspraken en de totaalprijs — stel je zelf samen, per band net iets anders.
En voor bands die op gage spelen: Provisual Gigs vult ook de officiële gageverklaring van de Belastingdienst (de artiesten- en beroepssportersregeling) automatisch in vanuit de gig-gegevens. Elk bandlid vult de eigen persoonsgegevens zelf in via een persoonlijke link — geen WordPress-account nodig, ook niet voor een ingehuurde muzikant — en ondertekent digitaal. Zodra iedereen getekend heeft, is de verklaring compleet. Geen losse Excel- of Word-versie meer die na elk optreden opnieuw wordt uitgezocht.
Wie mag wat: veilig delegeren binnen de band
Niet iedereen in de band hoeft dezelfde toegang te hebben. Provisual Gigs kent vaste rollen naast de gewone WordPress-beheerder: een Bandmanager of Tourmanager mag gigs aanmaken en bijwerken (desgewenst met of zonder verwijderrechten), terwijl een Bandlid of ingehuurde Crew alle gig-info gewoon kan inzien zonder ooit per ongeluk iets te kunnen wijzigen. Zo kan de bandleider gerust een tourmanager laten meehelpen met de planning, zonder de sleutels van de hele website uit handen te geven.
Ook handig: iedereen abonneert zich met een eigen, persoonlijke link op de gig- en repetitie-agenda in Apple Agenda, Google Agenda of Outlook — alles verschijnt dan vanzelf in de eigen telefoon, zonder overtypen. En verkoop je kaartjes voor een show? Zet een optreden op “Uitverkocht” en het label verschijnt automatisch in de openbare agenda, inclusief een “Bestel tickets”-knop die naar je ticketpagina linkt zolang er nog kaarten zijn.
Voor wie het overzicht wil: een financieel overzicht laat per jaar zien wat de band aan gage heeft verdiend, wat de kosten waren (inhuur geluid, bushuur, en dergelijke) en wat er netto overblijft — automatisch berekend uit de gig-gegevens, geen apart Excel-bestand meer. En met een kaart van alle optredens (op basis van OpenStreetMap) zie je in één oogopslag waar de band overal heeft gestaan, met een jaarfilter om per seizoen terug te kijken.
Los te gebruiken, of met een kant-en-klare bandwebsite
De plugin (“Gigs Core”) is theme-onafhankelijk en draait op elke bestaande WordPress-site — handig voor een band die al een website heeft en alleen de agenda/boekingsfunctionaliteit erbij wil. Heeft een band nog geen site, dan is er ook een compleet Gigs-theme: een kant-en-klare bandwebsite met hero, bio, repertoire, media, agenda en contact, volledig via de gewone WordPress-editor te beheren.
Optioneel is er een koppeling met de eigen Moneybird-administratie van de band, zodat een bevestigde aanvraag direct als offerte kan worden omgezet — via het eigen Moneybird-account van de band, nooit via een centraal account.
- Boekingsformulier checkt automatisch op datumconflicten
- Beschikbaarheid per bandlid, in één overzicht voor de bandleider
- Setlist, rider, dagplanning, catering en overige productie-info altijd actueel bij de juiste gig
- Rollen voor Beheerder, Bandmanager, Tourmanager, Bandlid en Crew — veilig delegeren zonder dat iedereen overal bij kan
- Boekingsbevestiging met PDF-contract en akkoord-knop — geen los contract meer nodig
- Gageverklaring voor de Belastingdienst automatisch ingevuld, met digitale handtekeningen
- Financieel overzicht per jaar (gage, kosten, netto) en een kaart van al je optredens
- Eén klik: complete gig-info + PDF naar de hele band mailen, met automatische meldingen bij wijzigingen
- Eigen gear-checklist per bandlid, en een persoonlijke agenda-link voor Apple/Google/Outlook
- “Uitverkocht”-label en “Bestel tickets”-knop in de openbare agenda
- Los te gebruiken op een bestaande site, of met een compleet Gigs-theme
- Optionele koppeling met de eigen Moneybird-administratie van de band
- Automatische agenda-synchronisatie vanuit ArtWin Live
Provisual Gigs is direct te bestellen, in drie pakketten (Starter, Pro en een compleet Hosting-pakket voor bands zonder eigen site). Nieuwsgierig hoe het voor jouw band zou werken? We laten het je graag persoonlijk zien — of bekijk meteen de pakketten.
Nieuwsgierig naar Provisual Gigs voor jouw band?
Bekijk de demo, of plan een gratis kennismaking om te bespreken wat het voor jouw band kan betekenen.
